massonКак грамотно структурировать свои дела
Составляйте планы!
Мы пишем список обязательных дел, которые надо сделать в течение дня. К концу дня половина (будем оптимистами) из них не сделана. К концу недели над списком хочется плакать. А кконцу месяца…
Если вам знакома такая ситуация — попробуйте сделать, как написано)
Однажды у меня приключился полный завал с делами
Коллапс. Сделать нужно было так много и сделать это было нужно так давно, что половина рабочего дня уходила на объяснения с разъяренными заказчиками…
Из списка горящих дел я выбирал самое горящее, начинал его делать, приходило новое гневное письмо или раздавался гневный телефонный звонок. Если человек на той стороне был яростнее, чем в среднем, я бросал предыдущее горящее дело и кидался делать это — самое горящее. До следующего письма или звонка, которые могли выдвинуть вперед самое-самое горящее дело.
А потом, как я и сказал, приключился коллапс. Все дела были самыми-самыми горящими, все заказчики были в бешенстве, надо было делать все и сразу.
Начинаем действовать методично. По шагам.
1. Договариваемся о переносе дел
Вообще всех дел из списка.
Объясняем, что да, все плохо, обещал, подвел, виноват. Нет, послезавтра тоже не будет готово. Да, я пойму, если вы совсем откажетесь. Да, аванс верну. Еще раз извините.
Наша цель на этом этапе — назначить реальные сроки. С запасом процентов в 25. Да, в каких-то случаях придется вернуть аванс. Но люди не звери — если вы будете честны и убедительны, вам поверят.2. Составляем список дел на следующий день
Кто-то пишет такой список вечером, я предлагаю попробовать по утрам.
Записали, подвели черту, обвели в рамочку. Какой секрет в этом списке — я расскажу чуть позже. Сейчас просто фиксируем план на день. Здраво оценивая собственные ресурсы и степень нагрева каждого обязательства.
Записываем всё!
Записываем всё, прежде чем делать. Доходим до клоунады и абсурда — мы сидим и работаем, а коллега зовет курить или пить кофе? Не соглашаемся на автомате, пишем на бумажке. Прямо так и пишем: попить кофе. Записали — решаем, соглашаться или нет. Если чувствуете себя глупо — превратите это в игру. Но записывайте.
Зачем это нужно? Чтобы создать «буфер» для любых решений.
Буфер — краеугольный камень всей нашей системы.3. Закрываем список
Итак, вы составили список дел на следующий день (или на текущий, если вам удобнее делать это утром). Это закрытый список — дополнить его уже нельзя. Все, что придет нового сегодня — сегодня делаться не будет. Точка. В лучшем случае — завтра. Или послезавтра. Любая мелочь, даже пятиминутная. Завтра.
Все сегодняшние «входящие» задания автоматически переносятся на завтра или позже. Понятно, что не всегда так получится и будет что-то такое, что перенести невозможно. Но по умолчанию — всё на завтра.
Все записывайте!
Когда будем составлять список на завтра, решим, какие из поступивших сегодня задач будем делать.
И обязательно выяснится, что некоторые задачи уже не актуальны.
А дальше просто идем по списку. Выполняем одно дело. Не отвлекаясь на посторонние дела и избегая многозадачности. Человеческий мозг не может работать в таком режиме.
Если прилетело задание, которое никак невозможно перенести — ОК, записываем его и делаем. Но, по возможности, между текущими делами из списка.
Здесь вам поможет «зеленая зона». Просто выделите время под решение внезапных задач.
То, от чего нельзя отказаться на сегодня — делаем сегодня, но после того, как закончили текущее дело из списка.
Остальное, как уже говорилось, переносим на потом. То, что пришлось взять сегодня — воспринимаем, как ЧП. Рептилия должна научиться оценивать срочное как опасное.4. Методично разгребаем завалы
Теперь разберемся, что делать с задачами, от которых мы с разной степенью успешности «отбрехались» на первом шаге. Они отложены, но не выполнены.
Посмотрим на эти задачи еще раз — они теперь не висят над нами в режиме «срочно-срочно, прямо сейчас» и мы можем взглянуть на них более спокойно.
Смотрим на каждую задачу и спрашиваем себя: а ее точно надо выполнять?
Что будет, когда мы ее выполним? Какую пользу принесет и как повлияет на нашу жизнь? А что будет, если мы ее вообще не станем делать? Какие последствия будут у такого решения?
Скорее всего, от некоторых задач, которые вы набрали сами или позволили себе навязать, пока находились в режиме рептилии, можно отказаться с небольшими потерями. Да, придется признать, что вы облажались, более того, придется сказать это вслух — приятного в этом ничего нет. Но это лучше, чем тратить время и силы на задачи, от решения которых нет особой пользы.
Если вам тяжело признаться самому себе, что вы взвалили на себя больше, чем объективно способны унести — ну, утешьте себя тем, что виновата рептилия, с нее спрос невелик.
А оставшиеся задачи начинаем разгребать — спокойно и методично. Все плохое, что с ними связано — уже случилось, волноваться не о чем. Назначаем себе фиксированное время (например, час или два) и работаем над одной из этих задач.
То есть план на день состоит как бы из двух частей — список задач, намеченных на сегодня, и фиксированное время, которое мы уделяем расчистке хвостов.Если отложенная задача большая — делим ее на понятные и нестрашные этапы.
Это, кстати, очень важный момент — деление задачи на простые фрагменты.
Во-первых, такие фрагменты проще контролировать и их завершение наглядно. А во-вторых — весь этот многозадачный хаос возник в нашей жизни не просто так. Это все та же рептилия пугалась больших задач, которые казались ей очень сложными. И она хваталась за разные пустяки.
«Ой, надо же на письмо ответить. Ой, кто-то в чат пишет, вдруг что-то срочное. Ой…»
Не ой. Вы не заставите рептилию не бояться сложного. Но никто не мешает вам обмануть ее и показать, что делать предстоит простое и нестрашное. Нет, мы не будем работать над заключением этого огромного контракта. Мы просто составим план. План — это совсем не страшно.
— Ну вот видишь, план составили и ничего не случилось. А сейчас мы просто сделаем пару звонков и напишем письмо. Что страшного может быть в письме?
И так шаг за шагом, стараясь не пугать ранимое древнее существо внутри нас.
И однажды окажется, что мы разгребли ту гору дел, которая казалась совершенно непобедимой и уже практически похоронила нас.
Вот, собственно, и вся система, главная задача которой — обмануть внутреннюю рептилию, а главный инструмент этого обмана — создание буфера «я сделаю это завтра».Какой будет результат
Большинство задач я выполняю в срок, теперь нарушение дедлайна — не «рабочий момент» и «ну, а что вы хотите от фрилансера?», а ЧП.
Однако мы не в сказке — любая система дает сбои. Несколько раз, несмотря на все усилия, я приходил к тому, что несделанные дела начинали создавать новую кучку, грозя перерасти в горку, а потом и в гору.
Но с этим уже проще — просто возвращаемся к первому шагу и «обнуляем» текучку. Пока не очень запустили — разгребать гораздо проще.
Если такое происходит постоянно — это однозначный сигнал, что вы берете на себя больше, чем можете унести. И это очень серьезный повод подумать — как вы к этому пришли и что с этим делать. Потому что работа в режиме аврала не может продолжаться долго.
Обманывайте свою рептилию, создавайте буфер и будьте продуктивными.
Победить рептилию нельзя, но ее можно обмануть. Она очень быстро привыкнет, что правильная реакция — это не согласие попить кофе, не клик по ссылке, не ответ на телефонный звонок, а запись на бумажке или в файлике. Да хоть мелом на доске.
Получилось всё довольно интересно, так что буду признателен, если вы поделитесь этим материалом и постараетесь применить на практике)
