massonКак электронный документооборот упрощает работу бизнеса, чем полезен и как на него перейти
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот — это обмен электронными документами между сторонами через операторов ЭДО. Этот процесс регламентирован: просто отправить файл по электронной почте или в мессенджере — не считается ЭДО, хотя документ находится в электронной форме.
Для ЭДО должны соблюдаться два условия:
1. Документ нужно подписать электронной подписью — так он станет юридически значимым.
2. Документ отправлен через систему электронного документооборота. Некоторые документы, если они подписаны с помощью КЭП, можно отправлять по электронной почте, но для безопасности лучше направлять документы с помощью СЭД — так они будут защищены шифрованием. А еще обмен через СЭД обязателен, если отправляете, например, счета-фактуры.
ЭДО в целом похож на отправку документов сотруднику или контрагенту по email, но прозрачнее, так как файлами обмениваются через СЭД. В большинстве систем виден статус, это помогает сразу понять, на какой стадии находится подписание документа: отправлен, получен, подписан второй стороной.
Кроме самого руководителя бизнеса, обмениваться документами с контрагентами могут и сотрудники. Для этого кроме электронной подписи им понадобится специальный документ: машиночитаемая доверенность.
Какие виды ЭДО существуют
Чаще всего электронный документооборот делят на две большие категории — внутренний и внешний. Многие системы электронного документооборота позволяют обмениваться документами для обоих видов.
Внутренний электронный документооборот. Пригодится, если компания часто обменивается документами между руководством и сотрудниками. Например, актами, приказами, финансовыми и бухгалтерскими отчётами, инструкциями и другими документами. Этот вид ЭДО не обязателен — предприниматели могут перейти на него по желанию, чтобы ускорить, упростить или удешевить работу с документами.
Внешний электронный документооборот. Сюда входят все случаи, когда документы отправляются за пределы компании — контрагентам, партнёрам. В этом случае компании также свободно переходят на ЭДО. Но, если планируете обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, в этом случае ЭДО обязательно.
Сюда же относится электронный документооборот с государственными структурами. Если компания работает с маркированными или прослеживаемыми товарами, придётся переходить на ЭДО, чтобы правильно передавать данные в «Честный знак» и в ФНС.
Как перейти на ЭДО
Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно:
Шаг 1. Получить квалифицированную электронную подпись руководителя. Если сотрудники тоже будут подписывать документы от имени компании, то они также должны получить подписи физлиц и машиночитаемые доверенности.
Шаг 2. Выбрать оператора и подключиться к его системе электронного документооборота. Именно в этой системе и будет происходить обмен документами.
Шаг 3. Оповестить сотрудников о переходе на ЭДО. Строгой формы для этого не установлено — можно издать положение о переходе на ЭДО — шаблоны есть в интернете, их нужно адаптировать под себя.
Шаг 4. Оповестить контрагентов о переходе на ЭДО. Сообщите партнёрам и клиентам, в каком сервисе они могут обмениваться с вами документами.
Важно. Если у вас есть несколько ключевых клиентов, перед тем, как выбирать СЭД, спросите у них, в системах они работают. Возможно, что удобнее будет выбрать этого же оператора, или другого, с возможностью отправлять документы в СЭД клиентов — это называется роумингом.
Какие плюсы и минусы есть у ЭДО
Преимущества ЭДО:
Обмениваться документами станет проще и быстрее. В ЭДО не нужно тратиться на бумагу и услуги курьеров. А статус документа виден прямо в системе. Если вторая сторона забудет его подписать — легко будет напомнить.
Информация в документах защищена. Операторов ЭДО строго отбирает ФНС, все они используют шифрование данных. Также СЭД проверяют, что каждый документ подписан подлинной электронной подписью.
Документооборот может стать дешевле. Этот пункт зависит от тарифа СЭД и объёма документооборота. Если компания за год подписывает лишь пару актов и сдаёт одну декларацию, то ЭДО может быть менее выгодным, чем отправка в бумаге. Но для компаний, которые часто обмениваются документами с партнёрами, клиентами, сотрудниками, и сдают много отчётности, ЭДО поможет сэкономить на услугах курьеров и расходах на бумагу и канцелярскую технику.
Недостатки ЭДО:
Сотрудники могут сопротивляться переменам. Не всегда коллектив открыт к новому. Поэтому предпринимателю важно учитывать, что команду нужно будет обучить работе в ЭДО. А также быть готовым к тому, что поначалу люди могут совершать больше ошибок в процессе и обмениваться документами даже медленнее, чем раньше.
Переход на ЭДО требует затрат. В зависимости от выбранной системы документооборота и тарифа, сумма будет различаться. Но на первом этапе переход в любом случае потребует заметных трат — на установку и настройку системы, обучение сотрудников, покупку и регистрацию КЭП.
Источник: https://delo.ru/news/educational/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-edo-chto-eto-takoe-i-dlya-chego-nuzhna-biznesu
